Menikah dengan WNA: Terjemahan Akta Nikah dan Buku Nikah untuk Keperluan Internasional

Akta Nikah, Buku Nikah, dan Kutipan Akta Perkawinan: apa bedanya?

Kalau Anda sedang menyiapkan dokumen untuk menikah dengan WNA atau mengurus visa pasangan, tiga istilah ini mudah tertukar. Padahal, penerbit dan fungsi masing-masing berbeda. Permenag Nomor 30 Tahun 2024 menyebut Akta Nikah sebagai akta autentik pencatatan nikah, sedangkan Buku Nikah adalah kutipannya dalam bentuk buku atau elektronik. Pasangan yang menikah melalui pencatatan Kementerian Agama menerima Buku Nikah dan Kartu Nikah.

Pada jalur pencatatan sipil, perkawinan dicatat dalam Register Akta Perkawinan dan suami-istri menerima Kutipan Akta Perkawinan. Jadi, jangan menentukan nama dokumen dari istilah sehari-hari saja. Lihat judul yang tercetak, instansi penerbit, dan tujuan penggunaannya.

• Akta Nikah: akta autentik pencatatan nikah dalam sistem Kementerian Agama
• Buku Nikah: kutipan Akta Nikah dalam bentuk buku atau elektronik
• Kartu Nikah: dokumen pencatatan nikah dalam bentuk elektronik
• Register Akta Perkawinan: catatan pencatatan sipil
• Kutipan Akta Perkawinan: kutipan yang diterbitkan pejabat pencatatan sipil

Mengapa semua istilah ini dibahas bersama?

Banyak orang mencari “Akta Nikah”, “Buku Nikah”, atau marriage certificate untuk kebutuhan yang hampir sama: menikah di luar negeri, mengajukan visa pasangan, atau memperbarui status keluarga. Penjelasan ini kami satukan supaya Anda tidak perlu berpindah-pindah artikel untuk memahami gambaran besarnya.

Meski dibahas bersama, dokumennya tetap kami bedakan. Judul, nomor, penerbit, pemilik, dan jalur legalisasi setiap dokumen akan diperiksa satu per satu. Dengan begitu, Anda bisa membawa dokumen yang tepat kepada instansi yang tepat.

Menikah dengan WNA: dokumen apa yang perlu disiapkan?

Perkawinan antara WNI dan WNA sering disebut perkawinan campuran. Sayangnya, tidak ada satu checklist yang berlaku untuk semua pasangan. KUA, Dukcapil, kedutaan, catatan sipil negara pasangan, dan imigrasi dapat meminta dokumen yang berbeda. Langkah paling aman adalah meminta daftar resmi dari instansi tempat perkawinan akan dicatat, termasuk batas masa berlaku setiap dokumen.

Dari pihak WNI, dokumen yang sering diminta antara lain KTP, KK, Akta Lahir, paspor bila diperlukan, surat status perkawinan atau SKBM, serta Akta Cerai atau Akta Kematian pasangan terdahulu bila relevan. Dari pihak WNA, biasanya diminta paspor, akta kelahiran, bukti bebas menikah atau Certificate of No Impediment dari kedutaan/otoritas negaranya, data orang tua, dan bukti berakhirnya perkawinan sebelumnya. Dokumen berbahasa asing dapat perlu diterjemahkan ke bahasa Indonesia oleh penerjemah resmi.

Untuk pernikahan Islam di Indonesia, administrasi KUA mengacu pada PMA Nomor 30 Tahun 2024. Panduan Kemenag juga mencantumkan paspor, visa yang masih berlaku, CNI, akta kelahiran, data orang tua, dan dokumen cerai atau kematian bagi calon WNA. Jika Anda menikah melalui pencatatan sipil atau di luar Indonesia, jangan langsung memakai checklist KUA—konfirmasikan kembali kepada otoritas setempat.

• Tentukan negara, kota, agama, dan otoritas pencatat
• Minta checklist resmi serta batas masa berlaku setiap dokumen
• Siapkan identitas dan bukti status perkawinan kedua calon
• Periksa kebutuhan CNI, Apostille, legalisasi, dan terjemahan
• Simpan nama dokumen asli agar tidak tertukar saat diterjemahkan

Menikah di Indonesia atau di negara pasangan: apa bedanya?

Jika perkawinan dicatat di Indonesia, dokumen utamanya berasal dari KUA atau Dukcapil, sesuai jalur pencatatannya. Jika perkawinan berlangsung di luar negeri, akta biasanya diterbitkan lebih dulu oleh otoritas setempat. Setelah itu, perkawinan dilaporkan melalui Perwakilan RI dan diperbarui dalam catatan Indonesia sesuai prosedur yang berlaku. Surat bukti pelaporan KBRI/KJRI tidak otomatis menggantikan akta dari negara tempat perkawinan dicatat.

Sebelum memesan terjemahan, pastikan penerima meminta akta asing, Buku Nikah, Kutipan Akta Perkawinan, bukti pelaporan Perwakilan RI, atau kombinasi beberapa dokumen. Tanyakan juga apakah yang perlu dilegalisasi atau diberi Apostille adalah dokumen sumber, terjemahan, atau keduanya. Urutannya dapat berbeda menurut jenis dokumen dan negara tujuan.

• Pencatatan di Indonesia: ikuti KUA atau Dukcapil yang berwenang
• Pencatatan di luar negeri: simpan akta asing dan bukti pelaporan RI
• Pelaporan ke Indonesia: periksa persyaratan Perwakilan RI dan Dukcapil
• Pisahkan bukti perkawinan dari proses visa atau izin tinggal

Akta Nikah tidak otomatis menjadi visa atau kewarganegaraan

Akta Nikah, Buku Nikah, atau akta perkawinan membuktikan bahwa suatu perkawinan telah dicatat. Dokumen ini tidak otomatis memberikan kewarganegaraan, izin tinggal, atau hak bekerja. Pasangan WNA yang ingin tinggal di Indonesia tetap harus mengikuti jalur imigrasi yang berlaku, termasuk Visa Keluarga E31A untuk bergabung dengan suami atau istri WNI, persyaratan penjamin, dan bukti hubungan keluarga yang diminta Imigrasi.

Dalam pengajuan visa atau izin tinggal, penerima dapat meminta Buku Nikah atau akta perkawinan yang diterjemahkan ke bahasa Indonesia jika dokumennya bukan bahasa Inggris, bukti pelaporan perkawinan luar negeri, paspor, dan dokumen pendukung lain. Gunakan halaman resmi Imigrasi untuk mengecek aturan terbaru. Artikel ini membantu Anda menyiapkan dokumen dan terjemahan, tetapi tidak menjamin visa disetujui.

Mulailah dari siapa yang akan menerima dokumen

Kedutaan, imigrasi, kantor catatan sipil, pengadilan, notaris, perusahaan asuransi, dan lembaga kewarganegaraan bisa meminta paket yang berbeda. Ada yang meminta Buku Nikah kedua pasangan, ada yang hanya meminta kutipan sipil tertentu, dan ada pula yang meminta akta asli bersama terjemahannya.

Sebelum mengirim file, catat negara tujuan, nama instansi, tujuan penggunaan, bahasa, batas usia dokumen, bentuk salinan, kebutuhan Apostille atau legalisasi, serta tenggatnya. Jangan memilih dokumen hanya karena semua disebut marriage certificate dalam terjemahan umum.

• Visa pasangan atau reunifikasi keluarga
• Pernikahan dan pencatatan sipil di negara lain
• Imigrasi, kewarganegaraan, atau perubahan status
• Waris, asuransi, pensiun, atau aset keluarga
• Perceraian, hak asuh, atau proses pengadilan
• Pembaruan data pada instansi luar negeri

Buku Nikah suami dan istri sebaiknya dikirim bersama

Permenag 30/2024 menetapkan bahwa Buku Nikah diberikan kepada suami dan istri. Isinya memang banyak yang sama, tetapi setiap buku tetap merupakan dokumen tersendiri. Nomor, catatan, atau halaman tertentu bisa berbeda dan perlu diperiksa satu per satu.

Jika tersedia, kirim kedua Buku Nikah dan beri tahu bila penerima hanya meminta salah satunya. Beri nama file dengan jelas—misalnya “Buku Nikah suami” dan “Buku Nikah istri”—agar scan tidak tertukar. Jangan menentukan pemilik hanya dari warna sampul karena format buku dapat berubah.

Halaman dan data apa saja yang perlu dikirim?

Kirim sampul dan seluruh halaman yang memuat identitas, data pernikahan, pejabat, wali, saksi, mahar atau mas kawin, foto, nomor, tanda tangan, cap, catatan perubahan, perjanjian perkawinan, rujuk, atau status lain. Halaman yang tampak kosong tetap dapat membantu memastikan urutan dan kelengkapan bila penerima meminta salinan penuh.

Untuk Kutipan Akta Perkawinan, sertakan seluruh bagian dokumen, termasuk QR atau tanda tangan elektronik, catatan pinggir, nomor register, dan halaman belakang bila berisi informasi. Gunakan scan berwarna, lurus, tidak terpotong, dan cukup tajam untuk membaca angka kecil.

• Judul dan instansi penerbit
• Nomor Akta Nikah atau register perkawinan
• Nama, NIK, tempat dan tanggal lahir pasangan
• Tanggal serta tempat pernikahan
• Data wali, saksi, dan mahar bila tercantum
• Nama serta jabatan pejabat pencatat
• Catatan perjanjian, perubahan, rujuk, atau status
• Tanda tangan, cap, QR, dan penanda penerbitan

Padanan bahasa Inggris perlu melihat konteks

Marriage Book, Marriage Certificate, Certificate of Marriage, Marriage Record, dan Extract of Marriage Record dapat dipakai dalam konteks yang berbeda. Karena itu, satu padanan tidak selalu cocok untuk semua dokumen. Jika Buku Nikah dan Kutipan Akta Perkawinan diterjemahkan dengan istilah yang sama, penerima bisa mengira keduanya adalah dokumen identik.

Sebelum memilih istilah, penerjemah melihat judul, penerbit, isi, bentuk kutipan, dan negara atau instansi penerima. Nama Kantor Urusan Agama dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil juga perlu dijelaskan secara konsisten agar kewenangan penerbitnya tetap jelas.

Cocokkan nama pasangan dengan paspor dan akta

Bandingkan nama suami dan istri, nama orang tua, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, alamat, tanggal perkawinan, serta nomor dokumen dengan paspor, KTP, KK, dan Akta Lahir. Untuk pasangan berbeda kewarganegaraan, periksa juga ejaan Latin dan urutan nama pada identitas asing.

Penerjemah tidak boleh mengubah data sumber hanya agar terlihat sama dengan paspor. Jika ada kesalahan pada Buku Nikah atau Kutipan Akta Perkawinan, koreksinya harus dilakukan melalui instansi penerbit. Kirim dokumen pembanding dan jelaskan perbedaannya sejak awal agar tidak menimbulkan kejutan di tahap akhir.

Perjanjian perkawinan dan catatan perubahan perlu ikut diperiksa

Perjanjian perkawinan dapat dicatat pada Akta Nikah dan Buku Nikah dengan nomor akta, nama notaris, dan tanggal pembuatan. Kutipan pencatatan sipil juga bisa memuat catatan pinggir atau perubahan lain. Detail ini mungkin penting untuk urusan aset, waris, perceraian, atau administrasi lintas negara.

Karena itu, jangan hanya mengirim halaman identitas. Jika penerima meminta isi perjanjian notaris, akta perjanjiannya perlu diperiksa sebagai berkas tersendiri—tidak otomatis termasuk dalam terjemahan Buku Nikah.

Buku Nikah hilang atau salah data? Selesaikan melalui KUA

Jika Buku Nikah rusak atau hilang, mintalah penggantian di KUA tempat akad nikah. Untuk buku yang rusak, sertakan buku tersebut; untuk kehilangan, siapkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Setelah buku baru terbit, periksa kembali seluruh halaman karena format dan catatannya bisa berbeda dari buku lama.

Perubahan nama suami, istri, atau orang tua juga harus diselesaikan melalui prosedur resmi KUA dan mungkin memerlukan dokumen pengadilan atau Akta Kelahiran. Terjemahan hanya menerjemahkan sumber—tidak memperbaiki register, mengganti buku yang hilang, atau mengesahkan data yang keliru.

Perkawinan WNI di luar negeri dapat menghasilkan beberapa bukti

Menurut Perpres 96/2018, perkawinan WNI di luar Indonesia dilaporkan kepada Perwakilan RI setelah dicatat oleh instansi berwenang di negara setempat. Biasanya, pasangan perlu menunjukkan kutipan akta perkawinan setempat dan dokumen perjalanan. Setelah itu, perkawinan dilaporkan kepada Dukcapil di tempat domisili dengan membawa bukti pelaporan dari Perwakilan RI.

Surat bukti atau surat keterangan dari KBRI/KJRI tidak otomatis menggantikan akta dari negara tempat perkawinan berlangsung. Jadi, tanyakan dengan jelas apakah penerima membutuhkan akta asing, bukti dari Perwakilan RI, hasil pelaporan Dukcapil, atau semuanya.

Pernikahan Muslim di luar negeri memiliki jalur pencatatan tersendiri

Untuk pernikahan Muslim di luar negeri, Permenag 30/2024 mengenal pencatatan melalui Pegawai Pencatat Nikah Luar Negeri pada Perwakilan RI. Jika Buku Nikah diterbitkan Perwakilan RI, tanyakan jalur legalisasi yang sesuai kepada Perwakilan atau KUA.

Namun, tidak semua perkawinan WNI di luar negeri menghasilkan Buku Nikah Indonesia. Banyak pasangan lebih dulu memperoleh akta dari negara tempat mereka menikah. Pastikan siapa yang mencatat perkawinan dan dokumen apa yang diterbitkan sebelum menentukan berkas yang akan diterjemahkan.

Kapan terjemahan tersumpah diperlukan?

Terjemahan tersumpah biasanya diminta untuk visa pasangan, pencatatan sipil, imigrasi, kewarganegaraan, atau proses hukum ketika instansi meminta sworn atau certified translation. Dokumen dwibahasa pun belum tentu bebas terjemahan jika cap, catatan, atau halaman lain masih berbahasa Indonesia.

Sebelum memesan, pastikan dulu berkas yang diminta. Penerima mungkin membutuhkan dua Buku Nikah, hanya Kutipan Akta Perkawinan, atau akta dari negara tempat perkawinan berlangsung. Terjemahan membantu memenuhi persyaratan bahasa, tetapi keputusan visa dan penerimaan administratif tetap berada pada instansi tujuan.

Buku Nikah untuk luar negeri: legalisasi Kementerian Agama lebih dulu

Untuk Buku Nikah yang akan dipakai di luar negeri, FAQ Apostille AHU merujuk Pasal 50 ayat (5) Permenag 30/2024: legalisasi awal dilakukan oleh pejabat Kanwil Kementerian Agama provinsi atau Direktorat Bina KUA di Jakarta.

Tahap khusus ini berlaku untuk Buku Nikah, bukan otomatis untuk Kutipan Akta Perkawinan yang diterbitkan Dukcapil. Setelah legalisasi awal selesai, cek apakah negara tujuan menggunakan Apostille dan apakah penerima memang memintanya. Pastikan data pejabat, instansi, dan file yang diunggah sesuai dengan dokumen sumber.

• Konfirmasi bahwa objeknya benar-benar Buku Nikah
• Legalisasi melalui Kanwil Kementerian Agama atau Direktorat Bina KUA
• Periksa negara dan permintaan penerima
• Ajukan Apostille melalui AHU bila jalurnya sesuai
• Jangan menerapkan tahap Kementerian Agama pada dokumen Dukcapil tanpa dasar

Jika negara tujuan bukan peserta Apostille

Jika negara tujuan bukan peserta Apostille, ikuti jalur legalisasi yang diminta negara tersebut. Setelah pengesahan dari instansi penerbit, dokumen mungkin perlu melalui Kementerian Hukum, Kementerian Luar Negeri, dan perwakilan negara tujuan.

Urutannya tidak selalu sama. Jenis dokumen, penerbit, negara, dan instruksi kedutaan menentukan langkahnya. Tanyakan sejak awal apakah yang harus dilegalisasi adalah dokumen sumber, salinan, terjemahan, atau seluruh paket.

Jaga privasi dokumen pasangan dan keluarga

Dokumen perkawinan berisi NIK, alamat, identitas orang tua, foto, tanda tangan, dan informasi keluarga. Kirim melalui saluran resmi dan jangan mengunggah Buku Nikah atau Kutipan Akta Perkawinan lengkap ke forum publik.

Untuk meminta estimasi, Anda dapat membahas lebih dulu apakah sebagian data perlu ditutup. Namun, penerima resmi mungkin tetap meminta dokumen lengkap. Jangan menutup nomor, catatan, atau identitas sebelum ruang lingkupnya disepakati.

Biaya dan waktu bergantung pada dokumen yang sebenarnya

Biaya dan waktu bergantung pada jenis dokumen, jumlah buku dan halaman, bahasa, keterbacaan, catatan tambahan, perbedaan identitas, kebutuhan hardcopy, dan tenggat. Dua Buku Nikah dihitung berdasarkan halaman yang benar-benar diperiksa, bukan dianggap satu dokumen hanya karena isinya mirip.

Legalisasi Kementerian Agama, Apostille, legalisasi non-Apostille, dan pengiriman adalah proses terpisah dari penerjemahan. Minta rincian ruang lingkup agar biaya bahasa tidak tercampur dengan biaya administrasi atau pengiriman.

Dari pemeriksaan sampai dokumen siap digunakan

Kami mulai dari hal yang paling penting: judul dokumen, penerbit, negara tujuan, instansi penerima, dan kelengkapan halaman. Setelah jelas apakah berkasnya Buku Nikah, Akta Nikah, Kutipan Akta Perkawinan, akta asing, atau bukti dari Perwakilan RI, barulah bahasa, terjemahan, pengesahan, waktu, dan biaya ditentukan.

Sebelum diserahkan, cocokkan kembali nama pasangan dan orang tua, kewarganegaraan, tanggal serta tempat perkawinan, nomor, pejabat, wali, saksi, mahar, catatan, dan jumlah halaman. Simpan dokumen sumber, hasil terjemahan, dan bukti legalisasi dalam satu paket yang mudah dilacak.

• Kirim seluruh dokumen dan checklist penerima
• Identifikasi judul, penerbit, serta pemilik dokumen
• Cocokkan identitas dengan paspor dan akta
• Pisahkan terjemahan dari legalisasi atau Apostille
• Konfirmasi biaya, waktu, dan bentuk hasil
• Periksa paket sebelum dikirim ke penerima

Kesalahan umum yang membuat proses harus diulang

Masalah paling sering muncul karena hanya satu Buku Nikah yang dikirim, halaman suami dan istri tertukar, semua dokumen disebut Akta Nikah, atau perbedaan nama dengan paspor baru diketahui setelah terjemahan selesai.

Kesalahan lain adalah meminta penerjemah membetulkan data KUA atau Dukcapil, mengajukan Apostille Buku Nikah sebelum legalisasi Kementerian Agama, atau menganggap surat KBRI/KJRI sama dengan akta dari negara tempat perkawinan. Pemeriksaan awal membantu mencegah langkah yang keliru sebelum tenggat mendekat.

• Scan tidak lengkap atau halaman tertukar
• Hanya mengirim buku salah satu pasangan
• Mengabaikan catatan perjanjian atau perubahan
• Mengubah ejaan nama tanpa proses resmi
• Menyamakan Buku Nikah dan Kutipan Akta Perkawinan
• Melewati legalisasi Kementerian Agama untuk Buku Nikah
• Menganggap bukti pelaporan luar negeri sebagai akta utama
• Memulai tanpa negara dan penerima yang jelas

Format dokumen tergantung lembaga dan jalur pengajuan

Setiap jalur punya format berbeda; pastikan terjemahan mengikuti template yang berlaku saat permohonan diajukan.

Simpan catatan instruksi resmi agar proses revisi bisa dilakukan jika format berubah.

• Sebutkan jalur visa/negara serta jenis dokumen yang dibutuhkan.
• Pisahkan kebutuhan hardcopy, legalisasi, dan apostille dari estimasi awal.
• Verifikasi ulang nama, nomor, dan tanggal pada setiap lampiran.