Siapkan akta yang benar-benar akan diajukan
Gunakan akta atau kutipan akta terbaru dari Dukcapil bila penerima meminta dokumen terbaru. Pastikan seluruh halaman, catatan pinggir, QR code, cap, dan sisi belakang ikut dipindai.
Akta lahir, surat kenal lahir, dan sertifikat kelahiran dari rumah sakit atau bidan tidak selalu merupakan dokumen yang sama.
Terjemahkan nama dan data tanpa mengubah sumber
Nama anak, orang tua, tempat lahir, tanggal, nomor akta, dan kewarganegaraan mengikuti sumber. Jika nama berbeda dengan paspor atau KTP, jangan mengubahnya agar terlihat sama; minta arahan penerima dan siapkan dokumen beda nama bila perlu.
Apostille dan legalisasi
Tanyakan apakah akta harus dilegalisasi atau diapostille sebelum atau sesudah diterjemahkan. Urutan bergantung pada negara dan instansi tujuan. Terjemahan tidak menggantikan pengesahan dokumen asli.
Format final dan certification statement
Jika penerima meminta terjemahan tersumpah, konfirmasi kebutuhan pernyataan akurasi, tanggal, nama lengkap, tanda tangan, kontak penerjemah, dan hardcopy. Contoh internet bukan jaminan penerimaan.
Kesalahan identitas paling sering membuat dokumen harus diterjemahkan ulang
Untuk dokumen identitas atau dokumen resmi lain, perubahan ejaan pada nama, nomor, tempat lahir, dan tanggal sering menimbulkan mismatch saat verifikasi.
Gunakan dokumen asli sebagai sumber tunggal untuk menyalin data primer, lalu minta verifikasi jika ada perbedaan kecil antara data lama dan data terbaru.
- Jangan ‘rapikan’ ejaan nama tanpa dasar dokumen resmi.
- Cocokkan tanggal, nomor, dan nama antardokumen sebelum mengirim ke penerima.
- Jelaskan dengan tegas data mana yang berasal dari dokumen lama dan mana yang pembaruan terbaru.
Akta lahir butuh struktur yang teliti
Akta lahir memuat nama, tanggal, tempat, nama orang tua, dan catatan sipil yang harus dipertahankan. Terjemahan yang baik menjelaskan isi tanpa mengubah susunan fakta dokumen.
Halaman ini sebaiknya memberi panduan sederhana agar pembaca tahu bagian mana yang perlu scan lengkap dan bagian mana yang tidak boleh diabaikan.
- Pertahankan nama dan tanggal apa adanya.
- Jangan mengubah urutan data sipil.
- Tandai bila ada bagian yang tidak terbaca.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah akta lahir harus diapostille dulu?
Tidak ada satu urutan universal. Ikuti instruksi negara dan penerima; apostille, legalisasi, dan terjemahan adalah proses berbeda.
Apakah semua akta lahir perlu diterjemahkan dengan format yang sama?
Tidak. Format dapat mengikuti kebutuhan penerima, tetapi isi sumber harus tetap dapat ditelusuri.
