Apa yang dilakukan apostille
Apostille adalah sertifikasi untuk penggunaan dokumen publik di negara peserta Konvensi Apostille. Sertifikasi ini berkaitan dengan asal tanda tangan, kapasitas pejabat, dan identitas cap atau segel; apostille tidak mengesahkan isi dokumen atau menggantikan terjemahan.
Periksa apakah negara tujuan dan jenis dokumen Anda termasuk dalam jalur apostille. Negara non-peserta dapat memerlukan legalisasi berjenjang.
Mulai dari portal resmi AHU
Gunakan portal resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum untuk mengajukan dan memeriksa persyaratan. Siapkan dokumen, identitas pemohon, data pejabat atau penerbit, dan format file sesuai instruksi portal.
Jangan mengandalkan tangkapan layar atau biaya dari artikel lama karena layanan dapat diperbarui.
Urutan dokumen dan terjemahan
Tanyakan kepada penerima apakah dokumen asli harus diapostille sebelum diterjemahkan, apakah apostille ikut diterjemahkan, atau apakah keduanya dapat disiapkan beriringan. Urutan berbeda menurut negara, instansi, dan jenis dokumen.
Penerjemah tidak dapat menjadikan dokumen yang belum sah menjadi sah.
Pemeriksaan sebelum mengajukan di AHU
Pastikan dokumen benar-benar merupakan dokumen publik dan tanda tangan atau cap penerbitnya dapat diverifikasi oleh otoritas yang diminta. Dokumen dengan nama berbeda, halaman yang terpotong, atau cap yang tidak terbaca dapat dikembalikan untuk diperbaiki sebelum apostille diproses.
Simpan nomor permohonan, bukti pembayaran, dan versi file yang diajukan. Jangan mengganti dokumen sumber setelah apostille terbit tanpa memeriksa kembali apakah sertifikasi masih merujuk pada dokumen yang sama.
Jerman, Australia, Jepang, dan negara lain
Kebutuhan negara tujuan dapat berbeda. Kedutaan, universitas, pengadilan, atau kantor imigrasi mungkin meminta terjemahan oleh pihak tertentu, format pernyataan, atau legalisasi tambahan. Checklist penerima harus menjadi acuan terakhir.
Pada beberapa kasus, penerima meminta apostille dan terjemahan apostille dalam satu paket. Pada kasus lain, terjemahan harus dibuat oleh penerjemah yang diakui di negara tujuan. Jangan menerapkan satu urutan untuk semua negara.
Contoh alur yang mudah dilacak
Contoh umum: terbitkan dokumen Dukcapil atau kampus, selesaikan legalisasi penerbit bila diperlukan, ajukan apostille melalui portal AHU, lalu kirim dokumen asli beserta lembar apostille kepada penerjemah. Jika penerima mengizinkan proses beriringan, penerjemah dapat menyiapkan draf dari dokumen final sambil menunggu apostille—namun versi yang diserahkan harus memuat semua halaman yang diwajibkan penerima.
Sebelum memesan, tuliskan negara tujuan, instansi penerima, jenis dokumen, dan bahasa target. Empat informasi ini menentukan apakah pekerjaan Anda cukup berupa terjemahan, apostille, legalisasi, atau kombinasi semuanya.
Apa yang tidak disahkan oleh apostille
Apostille mengesahkan asal tanda tangan, kapasitas penanda tangan, dan identitas cap atau segel. Apostille tidak menyatakan bahwa isi dokumen benar, tidak menggantikan terjemahan, dan tidak otomatis membuat dokumen diterima oleh setiap instansi.
Jika penerima meminta terjemahan tersumpah, legalisasi tambahan, atau pemeriksaan substansi, semuanya tetap harus dipenuhi. Penjelasan ini mengikuti fungsi apostille dalam Konvensi HCCH dan bukan jaminan penerimaan dokumen.
Buat berkas yang mudah diperiksa
Simpan dokumen sumber, lembar apostille, terjemahan, dan bukti verifikasi dalam urutan yang sama. Gunakan nama file yang menjelaskan jenis dokumen dan bahasa, lalu periksa bahwa QR, nomor sertifikat, cap, dan tanda tangan masih terbaca setelah PDF dikompresi.
Kirim instruksi negara tujuan bersama file. Dengan begitu penerjemah dapat menandai apakah lembar apostille ikut diterjemahkan atau cukup dilampirkan sebagai dokumen terpisah.
Kapan perlu meminta pemeriksaan awal
Minta pemeriksaan sebelum membayar bila dokumen diterbitkan oleh instansi yang tidak biasa, memiliki dua versi nama, atau akan digunakan untuk visa, studi, perkawinan, dan pekerjaan sekaligus. Pemeriksaan awal membantu menemukan apakah penerbit, legalisasi, apostille, dan terjemahan berada pada jalur yang sama.
Kirim negara tujuan, jenis dokumen, instansi penerima, bahasa target, dan deadline. Tanpa lima informasi ini, saran urutan hanya bersifat umum dan tidak boleh dianggap sebagai persetujuan dari otoritas tujuan.
Pastikan lembar apostille ikut dalam paket yang dinilai
Jika penerima meminta terjemahan apostille, kirim dokumen publik dan lembar apostille secara utuh. Nomor sertifikat, QR, cap, tanda tangan, dan halaman lampiran harus terlihat; jangan hanya mengirim foto bagian depan.
Sebutkan apakah target hasilnya bahasa Indonesia, Inggris, Jepang, Jerman, atau bahasa lain. Pasangan bahasa dan negara penerima memengaruhi format nama pejabat, catatan cap, serta kebutuhan pemeriksaan akhir.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah apostille sama dengan terjemahan?
Tidak. Apostille mengesahkan aspek tanda tangan atau cap; terjemahan memindahkan isi dokumen.
Apakah semua negara menerima apostille?
Tidak. Negara non-peserta dapat memiliki jalur legalisasi sendiri.
Apakah apostille harus diterjemahkan?
Tanyakan kepada penerima. Kebutuhan dan urutan berbeda menurut negara dan dokumen.
Sumber resmi untuk pemeriksaan lanjutan
Persyaratan dapat berubah. Gunakan tautan resmi berikut untuk memeriksa aturan terbaru dari instansi yang berwenang.
